Gửi hàng đi Mỹ cần chuẩn bị giấy tờ gì?

Để gửi hàng đi Mỹ, việc chuẩn bị giấy tờ đầy đủ và chính xác là vô cùng quan trọng. Các loại giấy tờ cần thiết sẽ phụ thuộc vào loại hàng hóa, mục đích gửi (cá nhân hay thương mại), và giá trị lô hàng.

Dưới đây là danh sách các giấy tờ phổ biến và quan trọng nhất bạn cần chuẩn bị:

I. Giấy tờ cơ bản (Áp dụng cho hầu hết các lô hàng)

1. Thông tin người gửi:
   • Họ và tên đầy đủ.
   • Địa chỉ liên hệ tại Việt Nam (số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố).
   • Số điện thoại liên hệ.
   • Giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu) để đối chiếu thông tin khi làm thủ tục gửi hàng.
2. Thông tin người nhận tại Mỹ:
   • Họ và tên đầy đủ.
   • Địa chỉ chi tiết (số nhà, tên đường, tên thành phố, tên bang, mã bưu chính – Zip Code).
   • Số điện thoại liên hệ (rất quan trọng để hãng vận chuyển liên lạc khi giao hàng).
   • Địa chỉ Email (nếu có) để nhận thông báo về tình trạng đơn hàng.
3. Bản kê khai hàng hóa (Commercial Invoice/Proforma Invoice):
   • Mô tả chi tiết từng mặt hàng (tên sản phẩm, thương hiệu, model nếu có).
   • Số lượng của mỗi mặt hàng.
   • Giá trị khai báo của mỗi mặt hàng (ghi rõ đơn vị tiền tệ – USD).
   • Tổng giá trị lô hàng.
   • Mục đích gửi hàng (quà tặng, hàng mẫu, hàng bán, hàng cá nhân…).
   • Thông tin người gửi, người nhận, ngày gửi.
   • Lưu ý quan trọng: Bạn cần khai báo trung thực. Khai báo sai lệch về giá trị hoặc loại hàng có thể dẫn đến việc hàng bị giữ lại, phạt tiền, hoặc thậm chí là tịch thu.
4. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List):
   • Liệt kê chi tiết các mặt hàng trong kiện hàng.
   • Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì của mỗi kiện hàng.
   • Kích thước (dài x rộng x cao) của mỗi kiện hàng.
   • Tổng số kiện.
5. Vận đơn (Bill of Lading – B/L cho đường biển hoặc Air Waybill – AWB cho đường hàng không):
   • Đây là chứng từ do hãng vận chuyển cấp, xác nhận việc nhận hàng để vận chuyển và là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển.
   • Vận đơn chứa thông tin người gửi, người nhận, thông tin hàng hóa, tuyến đường, và mã vận đơn (tracking number).

II. Giấy tờ bổ sung (Tùy thuộc loại hàng hóa và mục đích)

1. Đối với thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế:
   • Chứng nhận FDA (Food and Drug Administration): Bắt buộc đối với hầu hết các loại thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế nhập khẩu vào Mỹ. Cơ sở sản xuất/kinh doanh cần phải đăng ký với FDA và sản phẩm phải đáp ứng các tiêu chuẩn của FDA.
   • Báo cáo phân tích thành phần (Certificate of Analysis – C/A hoặc Specification): Đặc biệt quan trọng với mỹ phẩm, thực phẩm chức năng để chứng minh thành phần không chứa chất cấm hoặc độc hại.
   • Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate): Đối với một số loại thực phẩm, đặc biệt là thực phẩm tươi sống hoặc đã qua chế biến.
   • Thông báo trước (Prior Notice): Đối với một số mặt hàng thực phẩm, FDA yêu cầu thông báo trước khi hàng đến cảng nhập khẩu.
2. Đối với hàng hóa có nguồn gốc động vật, thực vật (kể cả hàng khô):
   • Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật/thực vật (Phytosanitary Certificate/Veterinary Certificate): Do cơ quan kiểm dịch Việt Nam cấp, chứng nhận hàng hóa không mang mầm bệnh hoặc côn trùng gây hại.
   • Giấy phép CITES: Nếu là sản phẩm từ động vật, thực vật hoang dã quý hiếm (ví dụ: ngà voi, san hô, một số loại gỗ quý).
3. Đối với hàng điện tử, máy móc, linh kiện:
   • FCC Certification: Đối với các thiết bị phát sóng điện tử (radio, Wi-Fi, Bluetooth).
   • UL Listing: Đối với một số thiết bị điện tử cần chứng nhận an toàn về điện.
   • MSDS (Material Safety Data Sheet – Phiếu An toàn Hóa chất): Đối với các mặt hàng có chứa pin, chất lỏng, hóa chất, hoặc các thành phần có khả năng gây cháy nổ (ví dụ: nước hoa, sơn, pin lithium). Đây là giấy tờ quan trọng để hãng vận chuyển chấp nhận hàng lên máy bay.
   • Giấy chứng nhận an toàn hàng không (CAAS): Đối với một số thiết bị điện tử phức tạp.
4. Đối với hàng có giá trị cao hoặc cần bảo hiểm:
   • Giấy chứng nhận bảo hiểm hàng hóa: Nếu bạn mua bảo hiểm cho lô hàng của mình.
5. Đối với hàng thương mại, xuất khẩu:
   • Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Giữa người gửi và người nhận.
   • Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc của hàng hóa được sản xuất tại Việt Nam. Giúp người nhận tại Mỹ được hưởng các ưu đãi thuế quan (nếu có).
   • Tờ khai xuất khẩu: Đối với hàng hóa có giá trị lớn hoặc nằm trong danh mục kiểm soát xuất khẩu.
   • Giấy phép xuất khẩu (Export License): Đối với một số mặt hàng đặc biệt theo quy định của pháp luật Việt Nam.

III. Thủ tục liên quan đến hải quan Mỹ

• Khai báo AMS (Automated Manifest System): Đây là hệ thống khai báo tự động thông tin hàng hóa nhập khẩu vào Mỹ, thường do hãng vận chuyển hoặc Forwarder thực hiện. Thông tin cần được khai báo trong vòng 48 giờ trước khi tàu (hoặc máy bay) rời cảng khởi hành.
• Khai báo ISF (Importer Security Filing): Dành cho nhà nhập khẩu (người nhận tại Mỹ) đối với hàng hóa đường biển. Thông tin ISF cần được khai báo cho Hải quan Mỹ 48 giờ trước khi tàu rời cảng khởi hành.
• Kiểm tra soi chiếu (X-ray): Hải quan Mỹ có thể tiến hành soi chiếu ngẫu nhiên hoặc có chủ đích để đảm bảo an ninh.

Lời khuyên quan trọng:

• Liên hệ với công ty vận chuyển: Đây là bước quan trọng nhất. Các công ty vận chuyển quốc tế uy tín (DHL, FedEx, UPS, hoặc các công ty logistics chuyên gửi hàng đi Mỹ) sẽ có đội ngũ chuyên nghiệp tư vấn chi tiết về các giấy tờ cần thiết cho từng loại hàng cụ thể của bạn. Họ cũng sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình làm thủ tục hải quan.
• Khai báo trung thực: Luôn khai báo đúng sự thật về loại hàng hóa, số lượng và giá trị. Việc khai báo gian dối có thể gây ra nhiều rắc rối nghiêm trọng.
• Đóng gói cẩn thận: Dù có đủ giấy tờ, việc đóng gói không đúng cách vẫn có thể khiến hàng hóa bị từ chối vận chuyển hoặc hư hỏng.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các giấy tờ sẽ giúp quá trình gửi hàng đi Mỹ của bạn diễn ra suôn sẻ và nhanh chóng.

Việt Tín Express hỗ trợ khách hàng thế nào?

• Hỗ trợ khai báo miễn phí, chuẩn hóa giấy tờ theo yêu cầu hãng và hải quan Mỹ
• Tư vấn từng mặt hàng có cần bổ sung đơn thuốc, hóa đơn hay không
• Tạo hóa đơn thương mại chuẩn quốc tế, giúp thông quan nhanh
• Gửi hàng nhanh – an toàn – bảo hiểm 100% khi có rủi ro vận chuyển

Thông tin liên hệ:

• Hotline/Zalo: 0935 880 881
• Website: viettinexpress.com
• Địa chỉ: 1/46/19 Đặng Thùy Trâm, P.13, Q. Bình Thạnh, TP.HCM